Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w „Biuro Rozliczeń Kierowców Tacho”

zwanym dalej „BRKTacho”.

Celem Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zwanej dalej „Polityką bezpieczeństwa” w BRKTacho, zwanej dalej „Organizacją”, jest uzyskanie optymalnego i zgodnego z wymogami obowiązujących aktów prawnych, sposobu przetwarzania informacji zawierających dane osobowe.

Polityka bezpieczeństwa została opracowana w oparciu o wymagania zawarte w:

• Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady /UE/2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE /Dz. Urz. UE.L nr 119, str.1/,
• Ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych /Dz. U. z 2018 r., poz. 1000./.

Ochrona danych osobowych realizowana jest poprzez zabezpieczenia fizyczne, organizacyjne, oprogramowanie systemowe, aplikacje oraz użytkowników proporcjonalne i adekwatne do ryzyka naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w ramach prowadzonej działalności.

Utrzymanie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych w Organizacji rozumiane jest jako zapewnienie ich poufności, integralności, rozliczalności oraz dostępności na odpowiednim poziomie. Miarą bezpieczeństwa jest akceptowalna wielkość ryzyka związanego z ochroną danych osobowych.

Zastosowane zabezpieczenia mają służyć osiągnięciu powyższych celów i zapewnić:

• poufność danych – rozumianą jako właściwość zapewniającą, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym osobom,
• integralność danych – rozumianą jako właściwość zapewniającą, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany,
• rozliczalność danych – rozumianą jako właściwość zapewniającą, że działania osoby mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko tej osobie,
• integralność systemu – rozumianą jako nienaruszalność systemu, niemożność jakiejkolwiek manipulacji, zarówno zamierzonej, jak i przypadkowej,
• dostępność informacji – rozumianą jako zapewnienie, że osoby upoważnione mają dostęp do informacji i związanych z nią zasobów wtedy, gdy jest to potrzebne,
• zarządzanie ryzykiem – rozumiane jako proces identyfikowania, kontrolowania i minimalizowania lub eliminowania ryzyka dotyczącego bezpieczeństwa, które może dotyczyć systemów informacyjnych służących do przetwarzania danych osobowych.

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w BRK Tacho jest Dorota Biniakowska.

Dane osobowe przetwarzane są w budynku, mieszczącym się w Mroczy przy ulicy Zielonej 16 w Biurze BRK Tacho.

W BRKTacho przetwarzane są dane osobowe pracowników, kandydatów do pracy, klientów, pracowników-kierowców firm dla których są świadczone usługi na podstawie zawartej umowy, oraz umowy powierzenia danych osobowych swoich pracowników, zebrane w zbiorach danych osobowych.

Informacje te są przetwarzane zarówno w postaci dokumentacji tradycyjnej, jak i elektronicznej.

Politykę bezpieczeństwa stosuje się w szczególności do:

• danych osobowych przetwarzanych w systemie: 4Trans. Fakt, Microsoft Office ,Mail, Płatnik,
• wszystkich informacji dotyczących danych pracowników, kandydatów do pracy, klientów, pracowników-kierowców firm dla których są świadczone usługi na podstawie zawartej umowy, oraz umowy powierzenia danych osobowych swoich pracownikówodbiorców danych osobowych, którym przekazano dane osobowe do przetwarzania w oparciu o umowy powierzenia (biuro rachunkowe),
• informacji dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, w tym w szczególności nazw kont i haseł w systemach przetwarzania danych osobowych,
• rejestru pracowników mających upoważnienia administratora danych osobowych do przetwarzania danych osobowych,
• innych dokumentów zawierających dane osobowe.

Zakresy ochrony danych osobowych określone przez Politykę bezpieczeństwa oraz inne z nią związane dokumenty mają zastosowanie do:

• wszystkich istniejących, wdrażanych obecnie lub w przyszłości systemów informatycznych oraz papierowych, w których przetwarzane są dane osobowe podlegające ochronie,
• wszystkich lokalizacji – budynków i pomieszczeń, w których są lub będą przetwarzane informacje podlegające ochronie,
• wszystkich pracowników, i innych osób mających dostęp do informacji podlegających ochronie.

Wykaz zbiorów danych osobowych

Dane osobowe gromadzone są w zbiorach:

• Ewidencja czasu pracy kierowców,
• Rozliczenia wyjazdów służbowych kierowców,
• Akta osobowe pracowników,
• Ewidencja urlopów, czasu pracy,
• Listy płac,
• Umowy zawierane z kontrahentami,
• Rejestr klientów,
• Książki nadawcze,
• Dokumenty archiwalne.

Zbiory danych osobowych podlegają przetwarzaniu w sposób tradycyjny, oraz przy użyciu systemu informatycznego 4Trans. Fakt, Microsoft Office ,Mail, Płatnik.

Struktura zbiorów danych wskazujących zawartość poszczególnych pól informacyjnych dla programów i systemów stosowanych w BRKTacho przedstawia się w sposób następujący:

• imię i nazwisko,
• data i miejsce urodzenia,
• adres do korespondencji,
• pesel,
• narodowość,
• data zatrudnienia i zwolnienia,
• wysokość wynagrodzenia zasadniczego zawartego w umowie o pracę,
• stawka zaszeregowania,
• nr prawa jazdy,
• nr karty kierowcy,
• nr karty przedsiębiorcy,
• nr dowodu osobistego,
• nr telefonu, teflonu komórkowego i fax,
• adres e-mail,
• nazwa firmy,
• REGON,
• NIP.

Dane osobowe uzyskane, gromadzone i przetwarzane są na podstawie umowy powierzenia związanej z umową o świadczenie usług rozliczania czasu pracy kierowców w celu realizacji umowy o świadczenie usług, wystawiania i przechowywania faktur, oraz dokumentów księgowych.

BRKTacho(na podstawie zawartej umowy o współpracy) może przekazywać dane osobowe podmiotom takim jak: podmioty świadczące usługi księgowe, spółki świadczące usługi pocztowe i kurierskie. Podmioty takie są zobowiązane do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• przenoszenia danych.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do zawarcia umowy i realizacji umowy.

Dane osobowe nie będą przetwarzane w procesie zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Zabezpieczenia organizacyjne i techniczne

• Opracowano i wdrożono Politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
• Sporządzono i wdrożono Instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Organizacji.
• Do przetwarzania danych zostały dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienia nadane przez administratora danych.
• Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych zostały zaznajomione z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz w zakresie zabezpieczeń systemu informatycznego.
• Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych obowiązane zostały do zachowania ich w tajemnicy.
• Przetwarzanie danych osobowych dokonywane jest w warunkach zabezpieczających dane przed dostępem osób nieupoważnionych.
• Przebywanie osób nieuprawnionych w pomieszczeniach, gdzie przetwarzane są dane osobowe jest dopuszczalne tylko w obecności osoby zatrudnionej przy przetwarzaniu danych osobowych oraz w warunkach zapewniających bezpieczeństwo danych.
• Dokumenty i nośniki informacji zawierające dane osobowe, które podlegają zniszczeniu, neutralizuje się za pomocą urządzeń do tego przeznaczonych lub dokonuje się takiej ich modyfikacji, która nie pozwoli na odtworzenie ich treści.
• Wewnętrzną sieć komputerową zabezpieczono poprzez odseparowanie od sieci publicznej za pomocą.
• Stanowiska komputerowe wyposażono w indywidualną ochronę antywirusową.
• Komputery zabezpieczono przed możliwością użytkowania przez osoby nieuprawnione do przetwarzania danych osobowych, za pomocą indywidualnego identyfikatora użytkowania i cykliczne wymuszanie zmiany hasła.
• Obszar, na którym przetwarzane są dane osobowe, poza godzinami pracy, jest chroniony osobiście przez właściciela.
• Obszar, na którym przetwarzane są dane osobowe objęty jest całodobowym monitoringiem,
• Urządzenia służące do przetwarzania danych osobowych umieszczone są w zamykanych pomieszczeniach.
• Dokumenty i nośniki informacji zawierające dane osobowe przechowywane są w zamykanych na klucz szafach, oraz w sejfie.
• Każdy użytkownik przed dopuszczeniem do pracy z systemem informatycznym przetwarzającym dane osobowe lub zbiorami danych osobowych w wersji papierowej winien być poddany przeszkoleniu w zakresie ochrony danych osobowych w zbiorach elektronicznych i papierowych.
• Za przeprowadzenie szkolenia odpowiada administrator danych osobowych.
• Zakres szkolenia powinien obejmować zaznajomienie użytkownika z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi oraz Polityką bezpieczeństwa i innymi związanymi z nią dokumentami obowiązującymi u administratora danych osobowych.

W wszystkich kwestiach związany z ochroną danych osobowych należy się kontaktować z Administratorem pod nr telefonu 600153582 lub droga mailową biuro@brktacho.pl.