Podstawowymi przepisami normującymi obowiązek prowadzenia Ewidencji Czasu Pracy jest Kodeks Pracy oraz Ustawa o Czasie Pracy Kierowców. Zgodnie z nimi pracodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy dla:

• kierowców, których zatrudnia na podstawie stosunku pracy,
• kierowców, którzy osobiście wykonują przewozy drogowe na jego rzecz w oparciu o umowy cywilno-prawne,
• kierowców samozatrudnionych.

Jak prowadzić Ewidencję Czasu Pracy Kierowców?

Ewidencją czasu pracy nie są same w sobie wykresówki czy pliki cyfrowe. Prowadzona przez pracodawcę dokumentacja, bez względu na formę, powinna stanowić spójną i rzetelną ewidencję, która umożliwi prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja czasu pracy jest niezbędna dla prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia wg polskiego Kodeksu Pracy, jak i wymaganych płac minimalnych dla pracowników delegowanych, za pracę w innych krajach Unii Europejskiej. Ewidencja musi zawierać szereg informacji, m. in. o pracy w poszczególnych dobach, w porze nocnej, pracy w nadgodzinach, dyżurów, pracy w niedziele i święta.

Jakie są konsekwencje braku Ewidencji Czasu Pracy Kierowców?

Pozornie to tylko kara grzywny nałożona na przedsiębiorcę w wyniku kontroli PIP czy ITD, jednak konsekwencje braku ewidencji mogą być znacznie bardziej dotkliwe. Sytuacja taka ma miejsce w momencie, kiedy kierowca kieruje donos do PIP lub pozew o zapłatę zaległych świadczeń do Sądu Pracy. Wówczas nie tylko konieczne jest sporządzenie ewidencji za okres roszczenia – do 3 lat wstecz – ale przede wszystkim, naliczenie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatków za przepracowane niedziele i święta, dodatków za pracę w porze nocnej oraz należności za czas dyżurów. Często takie roszczenia udokumentowane są przez pracowników kopiami wykresówek, wydruków, odczytów itp. Żądane sumy czasami sięgają kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Jak pozbyć się problemu prowadzenia Ewidencji Czasu Pracy Kierowców?

Najprostszym rozwiązaniem jest powierzenie prowadzenia ewidencji profesjonalistom, którzy nie tylko zadbają o poprawność ewidencji, ale również dokonają oceny wykresówek i plików pod kątem przekroczeń, uzupełnią dokumentację o brakujące wnioski urlopowe lub wnioski o odbiór czasu wolnego za godziny nadliczbowe, przygotują również brakujące zaświadczenia o dniach wolnych od pracy.