Kontrola tygodniowa czasu pracy kierowcy

Ustawa o transporcie drogowym nakłada na przedsiębiorcę wiele obowiązków. Jednym z nich jest analiza czasu prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerw oraz odpoczynków. Według taryfikatora dla przedsiębiorcy za naruszenia przepisów dotyczących prowadzenia przerw i odpoczynków odpowiada zarówno kierowca, jak i przedsiębiorca.
Kontrola w firmie transportowej przeprowadzana przez Inspekcję Transportu Drogowego rozpoczyna się od wywiadu dotyczącego między innymi tego, czy przedsiębiorca systematycznie kontroluje swoich kierowców i dokłada należytych starań, aby kierowcy respektowali aktualnie obowiązujące przepisy dotyczące czasu pracy kierowców i nie popełniali wykroczeń w tej kwestii.
Jako BRK TACHO zanalizujemy czas jazdy i odpoczynków, przeprowadzimy kontrolę tygodniową czasu prac kierowcy, wskażemy wszystkie popełnione naruszenia wraz z przykładowymi karami wg taryfikatorów, jakie mogłyby zostać nałożone w czasie kontroli.
Wszystkie dane pokazujemy również na czytelnym wykresie graficznym, przygotowanym do samodzielnej analizy.
Na zakończenie miesiąca generujemy zestawienia zbiorcze, dotyczące ciągłości kilometrów, przejechanych przez poszczególne pojazdy ze wskazaniem, jaki kierowca i w jakim okresie prowadził dany pojazd.
Na indywidualne życzenie klienta jesteśmy w stanie generować dodatkowe raporty, zwierające dane, które są niezbędne dla prawidłowego zarządzania i organizacji pracy kierowców w firmie.

Ewidencja czasu pracy kierowców

Zgodnie z art. 149 §1 KP, jak i art. 25 UCPK pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika-kierowcy zatrudnionego na podstawie umowy o pracę w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Pracodawca przechowuje ewidencję 3 lata oraz udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie. Ewidencja taka obejmuje:

  • czas pracy w poszczególnych dobach (w niedziele, święta, w porze nocnej, w nadgodzinach, w dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy),
  • czas dyżuru,
  • urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe,
  • zwolnienia lekarskie,
  • inne nieobecności.

Prawidłowo sporządzona Ewidencja pozwala prawidłowo naliczyć wynagrodzenie pracownikowi za każdy miesiąc. Do ewidencji dołączone są wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych oraz wnioski o udzielenie urlopu.
Ewidencja prowadzona jest w formie rejestrów, opracowanych na podstawie zapisów na wykresówkach, danych z kart cyfrowych kierowców, tachografów cyfrowych oraz innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności.
W celu optymalnego wykorzystania czasu pracy kierowcy, w systemie równoważnym sporządzony zostaje harmonogram czasu pracy.
W przypadku rzetelnie przeprowadzonej ewidencji czasu pracy, wykresówki i pliki cyfrowe z kart kierowców należy przechowywać tylko przez 12 miesięcy.
Zarówno PIP jak i kierowca może zażądać prawidłowego rozliczenia czasu pracy i wyliczenia wynagrodzenia za okres 3 lat wstecz (również po ustaniu zatrudnienia).
Samo przechowywanie wykresówek i plików cyfrowych nie spełnia wymagań prowadzenie ewidencji czasu pracy.

BRK TACHO oferuje prowadzenie pełnej ewidencji czasu pracy kierowców z wliczeniem wszystkich składników wynagrodzenia (również Milog i LoiMacron) wraz z załączonymi niezbędnymi wnioskami.

Jeżeli przewoźnik osobiście wykonuje czynności kierowcy lub współpracuje z kierowcami na podstawie umowy cywilnoprawnej ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Ewidencja taka prowadzona jest w formie rejestru na podstawie danych z wykresówek i odczytów kart kierowców, musi być przechowywana w przedsiębiorstwie przez okres 2 lat.
W przypadku prowadzenia takiego rejestru, nie ma potrzeby przechowywania wykresówek i plików cyfrowych dłużej niż 12 miesięcy.

BRK TACHO oferuje prowadzenie rejestru czasu pracy kierowców samo zatrudnionych na podstawie danych z wykresówek, plików cyfrowych i innych informacji podanych przez przedsiębiorcę.

Po rozliczeniu miesiąca, dla wszystkich kierowców generujemy raporty zestawień wyliczeń, niezbędnych do prawidłowego sporządzenia list prac przez dział księgowości w firmie klienta. Na indywidualne życzenie klienta jesteśmy w stanie generować dodatkowe raporty, zawierające dane, które są niezbędne dla prawidłowego zarządzania kadrami w firmie.

Rozliczanie podróży służbowych

Ustawa o czasie pracy kierowców w art. 27 pkt. 7 uregulowała sprawy podróży służbowych kierowców.
Podróżą służbową kierowców jest każde zadanie służbowe, polegające na wykonaniu polecenia pracodawcy, dotyczącego przewozu drogowego lub wyjazdu poza miejscowość siedziby pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności jego filie, przedstawicielstwa i oddziały.
Kodeks Pracy w art. 77.5 reguluje zasady ustalania i wypłacania należności za podróże służbowe.
Jeżeli przewoźnik określi warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę to ma prawo stosować takie rozwiązania. Przedsiębiorcy jednak nie mogą ustalać diety za doby podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej, określona dla pracownika w Rozporządzeniu MP i PS o należnościach z tytułu podróży służbowych.
W przypadku, gdy przedsiębiorca nie ustali swoich zasad wypłacania należności za podróże służbowe, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży, odpowiednio wg przepisów Rozporządzenia MP i PS w sprawie należności, przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Należy również zwrócić uwagę na prawidłowe rozliczenie należności za noclegi kierowców. Wg różnych interpretacji i wyroków sądowych zapewnienie kierowcy pojazdu ciężarowego miejsca na spanie w kabinie pojazdu ciężarowego nie jest równoznaczne z zapewnieniem przez pracodawcę bezpłatnego noclegu w rozumieniu Rozporządzenia MP i PS, co powoduje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegów. Można zastosować również rozwiązania w formie wypłaty ryczałtów za nocleg. Wtedy kierowca sam organizuje swój nocleg.

Prawidłowo rozliczone i wypłacane diety i ryczałty za noclegi stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu.

BRK TACHO po dostarczeniu przez klienta danych odnośnie wyjazdów, przekraczania granicy kraju, kraju docelowego podróży służbowych oraz po zweryfikowaniu danych na wykresówkach i zapisach na kartach kierowców, prawidłowo rozliczy koszty podróży służbowej.
W przypadku zagranicznych wyjazdów służbowych przeliczymy należności z waluty obcej na PLN wg średnich kursów NBP. Wygenerujemy dokumenty w postaci Polecenia Wyjazdu Służbowego oraz rozliczenia szczegółowego podróży. Dla działu księgowości przygotujemy zbiorczy raport kosztów wszystkich podróży służbowych dla wszystkich kierowców w zestawieniu miesięcznym.